4HSE introduce una libreria di moduli predefiniti per la gestione dei processi ISO 45001. Comprende dodici moduli, disponibili in cinque lingue – italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo – e con versioni per Italia, Regno Unito, Francia, Germania e Spagna. La libreria è già attiva in tutti i progetti.
L’editor di 4HSE permette da tempo di costruire moduli personalizzati. Il lavoro necessario, però, non è sempre facile: un verbale di audit, una segnalazione di mancato infortunio o un’analisi di non conformità richiedono una struttura, campi e informazioni da definire con attenzione.
La nuova libreria mette a disposizione queste strutture già pronte. Inoltre, i moduli proposti cambiano in base alla scheda da cui si parte: da quella di un’attrezzatura, per esempio, compaiono i moduli per la manutenzione e la taratura, non quelli per la consultazione dei lavoratori. Una volta completato, il modulo resta allegato all’attrezzatura o all’evento a cui si riferisce.
Dodici moduli per i processi del sistema di gestione
La libreria si concentra sulle attività che richiedono registrazioni ricorrenti: la gestione degli eventi, le verifiche, i controlli sulle attrezzature e il coinvolgimento dei lavoratori.
| Processo | Moduli disponibili |
|---|---|
| Eventi e non conformità |
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| Verifica e misurazione |
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| Attrezzature |
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| Persone e comunicazione |
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Ogni modulo ha già una struttura e una serie di campi definiti, che possono essere utilizzati così come sono oppure adattati alle modalità operative dell’organizzazione. Nella descrizione è indicato anche il punto della ISO 45001 a cui il modulo risponde, per esempio §9.1.1 o §10.2: un riferimento utile a chi prepara l’audit di certificazione.
La compilazione parte dall’attività
I moduli non sono raccolti in un archivio separato da consultare ogni volta che serve un documento. Sono collegati agli elementi di 4HSE e possono essere compilati direttamente dal contesto in cui si svolge l’attività. Quando possibile, le informazioni già presenti nel sistema vengono riportate automaticamente. La libreria si apre dagli allegati di ogni scheda, con il comando Compila un modulo.
Un esempio: un manutentore esegue la manutenzione periodica di un carrello elevatore. A lavoro concluso, registra il certificato di manutenzione dall’app di 4HSE, direttamente sul posto. Subito dopo l’app gli propone il modulo di manutenzione e taratura: lo compila con i dati dell’intervento, lo firma e il modulo viene allegato automaticamente al certificato.
Una volta chiusa, la registrazione diventa definitiva e non è più modificabile. Quando, anche a distanza di mesi, sarà necessario verificare come è stata eseguita la manutenzione, tutte le informazioni saranno disponibili insieme al certificato, nella scheda dell’attrezzatura.
Cinque lingue e versioni per paese
Un gruppo con sedi in più paesi, o un consulente che segue clienti diversi, ha bisogno che la stessa libreria funzioni in contesti diversi. Ogni modulo esiste nelle lingue e nelle versioni nazionali previste. La ricerca parte dalla nazione della sede e dalla lingua dell’utente, e i filtri si cambiano con un clic: per una filiale britannica, il Regno Unito è già selezionato.
I moduli del progetto, sia quelli già presenti sia quelli creati in futuro, si possono contrassegnare con etichette personalizzate (tag), per esempio per norma o per ambito di rischio. Il tag si somma agli altri filtri: quando da un elemento si possono compilare molti moduli diversi, permette di restringere la ricerca a quelli che servono, come quelli sull’antincendio.
Moduli predefiniti, ma personalizzabili
I moduli della libreria possono essere adattati alle procedure e alle informazioni richieste da ciascun progetto. Si parte da una struttura già pronta e si cambia solo ciò che serve, senza ricostruire il modulo da zero. La versione personalizzata resta nel progetto, mentre l’originale della libreria rimane invariato e sempre disponibile.
Per i consulenti c’è un vantaggio in più: un modulo personalizzato una volta può essere messo a disposizione di tutti i progetti del pannello multi-azienda, senza doverlo rifare per ogni cliente.
Le evidenze restano dove si svolge l’attività
Per chi gestisce un sistema ISO 45001, il vantaggio principale è che le registrazioni restano dove nascono. Ogni modulo compilato è allegato alla scheda dell’evento o dell’attrezzatura a cui si riferisce e, una volta chiuso, non è più modificabile: quando arriva l’audit, l’evidenza è già dove si è svolta l’attività, con il riferimento al punto della norma. È il principio della compliance operativa: ogni attività lascia la propria prova.
Il documento si può organizzare anche nelle cartelle del file system di 4HSE, secondo i criteri dell’organizzazione, ed è sempre possibile esportarlo.
Le altre novità della versione 2.58
La libreria ISO 45001 è una delle novità della versione 2.58, che introduce anche aggiornamenti relativi a report, stampa e QR code, di cui parleremo presto.
La guida alla compilazione dei moduli è disponibile nella documentazione di 4HSE, insieme alle note di rilascio complete.
