Gli adempimenti di sicurezza gestiti con Excel restano la prassi in molte aziende e in molti studi di consulenza HSE.
Nessuno progetta un sistema di gestione della sicurezza su un foglio di calcolo: ci si arriva per accumulo. Un file per le scadenze della formazione, un altro per i DPI, un terzo per le verifiche periodiche.
Finché rischi e obblighi sono limitati e lineari, una gestione di questo tipo può essere sufficiente. La complessità, però, non dipende necessariamente dalle dimensioni dell’azienda: anche una realtà con pochi addetti può avere molti aspetti da gestire, se le attività comportano rischi diversi e portano con sé più scadenze da seguire. Quando aumentano le informazioni da tenere sotto controllo, le scadenze, le persone coinvolte o le sedi, i file restano gli stessi, ma tenere tutto insieme diventa sempre più difficile.
A quel punto la questione non è più se il foglio di calcolo sia uno strumento valido o meno. È capire se gli strumenti utilizzati sono ancora adeguati alla complessità della gestione.
Il tema è trattato per esteso in Why Most Companies Still Manage Workplace Safety in Spreadsheets (And What It Costs Them), di Emanuele Sandri, cofondatore di 4HSE.