Per molto tempo il registro presenze di un corso sulla sicurezza è stato gestito in modo semplice: un foglio cartaceo da firmare all’inizio e alla fine della giornata. L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 cambia profondamente questa logica, stabilendo che la formazione è valida solo se è possibile dimostrarne lo svolgimento in ogni singolo passaggio. Dal 24 maggio 2026, con la fine del periodo transitorio, queste regole sono diventate pienamente operative.
Cosa cambia concretamente per la gestione dei corsi
Il nuovo Accordo introduce requisiti precisi che riguardano qualsiasi corso di formazione sulla sicurezza sul lavoro, a prescindere dal settore aziendale o dal ruolo del lavoratore.
Le novità principali si concentrano su quattro aspetti:
- La tracciabilità continua: il registro presenze (cartaceo o elettronico) è obbligatorio e deve registrare tutti gli accessi e gli abbandoni di ogni partecipante. Non basta più certificare l’ingresso e l’uscita a fine giornata: serve la prova che la persona abbia seguito l’intero monte ore previsto.
- I criteri per l’attestato: per superare il corso non è sufficiente la sola presenza. Ogni partecipante deve aver frequentato almeno il 90% delle ore programmate per poter accedere alla verifica finale. Il test prevede almeno 30 domande per i corsi base e 10 per gli aggiornamenti, con una soglia minima di superamento del 70%.
- La conservazione del fascicolo: il fascicolo del corso — che contiene il progetto formativo, i registri, i verbali e gli attestati — deve essere conservato per almeno dieci anni. L’obbligo di custodia spetta al soggetto formatore: l’ente esterno che ha erogato il corso o l’azienda stessa, nel caso in cui organizzi la formazione internamente.
- La verifica dell’efficacia: entro un periodo compreso tra i 6 e i 12 mesi dal termine del corso, il datore di lavoro deve verificare se la formazione ha prodotto cambiamenti reali nei comportamenti dei lavoratori. Tutta questa documentazione costituisce materiale ispettivo per gli organi di vigilanza come INL, ASL o Vigili del Fuoco.
La complessità operativa per HSE Manager e Consulenti
Organizzare e tenere un corso è solo la prima parte del lavoro. La vera sfida per chi si occupa di gestione HSE è il monitoraggio nel tempo: sapere con certezza chi ha un attestato valido, chi si avvicina alla scadenza dell’aggiornamento o chi non ha raggiunto la quota minima del 90% delle presenze in una sessione passata.
Se in una piccola azienda con un’unica sede questi aspetti si possono coordinare manualmente, il discorso cambia per le organizzazioni più strutturate. In presenza di più sedi, cantieri, turnover frequente o lavoratori stagionali, affidarsi a fogli di calcolo condivisi o faldoni cartacei rende il sistema fragile. Basta una scadenza dimenticata o un fascicolo incompleto per esporsi a sanzioni importanti in caso di controllo.
Come risponde il software gestionale 4HSE
Per semplificare l’adeguamento a queste regole, la piattaforma 4HSE permette di gestire la formazione aziendale in modo strutturato, intervenendo su due livelli operativi:
Lo storico e lo scadenziario delle persone
Ogni attestato viene associato direttamente alla scheda del lavoratore. Il sistema registra la data di rilascio e calcola in automatico la scadenza del successivo aggiornamento, inviando notifiche preventive prima del termine. Questo evita la necessità di controlli manuali periodici e riduce il rischio di scadenze mancate.
Il registro presenze digitale e il fascicolo del corso
Attraverso la funzionalità dedicata alla gestione della Formazione, il software genera l’elenco dei partecipanti iscritti a una specifica edizione. Il docente o il tutor d’aula può compilare il registro in tempo reale da qualsiasi dispositivo mobile, inserendo l’orario esatto di ingresso e di uscita e raccogliendo la firma digitale dei presenti. Al salvataggio, i dati vengono integrati nella piattaforma: in questo modo il fascicolo del corso si compone da solo e resta disponibile per consultazioni o ispezioni, senza dover ricostruire i documenti a posteriori.
Una questione di metodo e tutela giuridica
I requisiti di tracciabilità introdotti dal nuovo impianto normativo non vanno considerati come semplice burocrazia aggiuntiva. Rappresentano la tutela dell’azienda, la prova che la formazione è avvenuta correttamente, nei tempi stabiliti e con le persone giuste.
In quest’ottica, l’uso di un software gestionale per la sicurezza sul lavoro non serve solo a velocizzare le operazioni d’ufficio, ma offre a RSPP, consulenti e datori di lavoro un metodo sicuro per proteggere l’azienda e garantire la piena conformità legislativa.