Informativa trattamento dati personali

Data ultima modifica: 25/05/2018

POLICY PER LA RACCOLTA E IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La presente informativa è resa ai sensi del General Data Protection Regulation (“GDPR”, regolamento europeo 2016/679), che entrerà in vigore a partire dal 25 Maggio 2018.
Il regolamento introduce regole più chiare in materia di informativa e consenso, definisce i limiti al trattamento automatizzato dei Dati Personali, pone le basi per l’esercizio di nuovi diritti, stabilisce criteri rigorosi per il trasferimento dei Dati al di fuori dell’UE e per i casi di violazione dei Dati Personali (data breach).

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

4HSE S.r.l. Viale del Lavoro 45, 37036 San Martino Buon Albergo (VR)
Email: info@4hse.com

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

I Dati raccolti sono trattati con strumenti informatici.

Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Oltre al titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai Dati soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione) nominati anche, se necessario, Responsabili del Trattamento da parte del Titolare. L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

MODALITÀ DI RACCOLTA DATI

  1. Dati di navigazione
    es. L’utente visita il sito di 4HSE
    I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni Dati Personali che vengono poi trasmessi implicitamente nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet.
    Tali informazioni per loro natura potrebbero, mediante associazioni ed elaborazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti/visitatori (ad es. indirizzo IP, nomi di dominio dei computer utilizzati dagli utenti/visitatori che si collegano al sito).
    Questi dati vengono utilizzati per ricavare informazioni di tipo statistico sull’uso del sito (e sono, quindi, anonimi) nonché per controllare il corretto funzionamento del sito. Nessun dato derivante dal servizio web verrà comunicato o diffuso.
  2. Dati forniti volontariamente dagli utenti/visitatori
    es. L’utente compila un modulo pubblicato da 4HSE, invia un’email a 4HSE.
    Il conferimento dei Dati è facoltativo e finalizzato alla fruizione del servizio.
    Il mancato conferimento di questi Dati infatti potrebbe comportare l’impossibilità di accedere ad alcuni servizi (come Demo o Trial) o documenti e di ottenere la newsletter aziendale. I Dati forniti saranno trattati da 4HSE S.r.l. esclusivamente con le modalità e procedure necessarie per fornire i servizi richiesti.

UTILIZZO, TIPOLOGIA, COLLOCAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DATI

DATI COMMERCIALI
  • Persone giuridiche: ragione sociale, partita iva, numero di telefono, e-mail, indirizzo, sito web, numero di addetti/fatturato.
  • Persone fisiche: nome, cognome, mansione, numero di telefono, numero di cellulare, e-mail.
    COLLOCAZIONE

    I dati vengono salvati ed elaborati su Amazon Web Services (AWS) presso la server farm in Irlanda (EU).
    Altri responsabili del trattamento dei dati (processor): Hubspot.

    PERIODO DI CONSERVAZIONE
    • Persone giuridiche: fino ad un massimo di 24 mesi dall’ultima interazione.
    • Persone fisiche: fino ad un massimo di 12 mesi dall’ultima interazione.
DATI PER L’EROGAZIONE DEL SERVIZIO
  1. DATI DELL’ACCOUNT:
  2. Accesso: email
    Raccogliamo i Dati in fase di registrazione sul sito www.4hse.com oppure quando un utente viene aggiunto/invitato ad un progetto, per dare la possibilità al cliente di accedere alla piattaforma, ricevere notifiche operative e supporto tecnico.
    COLLOCAZIONE
    I dati vengono salvati ed elaborati su Amazon Web Services (AWS) presso la server farm in Irlanda (EU).
    PERIODO DI CONSERVAZIONE
    Essendo un dato legato alla certificazione delle operazioni svolte dall’utente anche nei confronti di terzi, questo non viene eliminato prima di 10 anni.

  3. PAGAMENTI

    DATI FATTURAZIONE
    Dati cliente su 4HSE: ragione sociale, pIVA, C.F. Indirizzo, Telefono, Città, CAP, Provincia, Nazione.
    COLLOCAZIONE
    I dati vengono salvati ed elaborati su Amazon Web Services (AWS) presso la server farm in Irlanda (EU).
    Altri Responsabili del trattamento dei dati: Chargebee.
    PERIODO DI CONSERVAZIONE
    Fatture e documenti fiscali: secondo normativa vigente.

    DATI CARTA DI CREDITO
    Vengono raccolti i dati della carta di credito, nel caso in cui venga scelta come modalità di pagamento.
    COLLOCAZIONE
    Presso altri Responsabili del trattamento dei dati: Chargebee, Stripe.
    PERIODO DI CONSERVAZIONE
    Durata di erogazione del servizio.

DIRITTI DEGLI UTENTI

Gli Utenti possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati trattati dal Titolare.
In particolare, l’Utente ha il diritto di:

  • Revocare il consenso in ogni momento. L’Utente può revocare il consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente espresso.
  • Opporsi al trattamento dei propri Dati. L’Utente può opporsi al trattamento dei propri Dati quando esso avviene su una base giuridica diversa dal consenso.
  • Accedere ai propri Dati. L’Utente ha diritto ad ottenere informazioni sui Dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei Dati trattati.
  • Verificare e chiedere la rettificazione. L’Utente può verificare la correttezza dei propri Dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione.
  • ottenere la limitazione del trattamento. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati. In tal caso il Titolare non tratterà i Dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione.
  • Ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la cancellazione dei propri Dati da parte del Titolare.
  • Ricevere i propri Dati o farli trasferire ad altro titolare. L’Utente ha diritto di ricevere i propri Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i Dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, su un contratto di cui l’Utente è parte o su misure contrattuali ad esso connesse.
  • proporre reclamo. L’Utente può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente o agire in sede giudiziale.

COME ESERCITARE I DIRITTI

È possibile esercitare diritti sopra elencati scrivendo a: info@4hse.com

Per bloccare la ricezione della nostra newsletter o di e-mail commerciali, seguire le istruzioni per la cancellazione incluse nelle email inviate, oppure contattare l’indirizzo: info@4hse.com.

Per richiedere la cancellazione totale di un progetto è necessario inviare una richiesta all’indirizzo: support@4hse.com.

COSA SONO I COOKIE

I cookie sono piccoli file di testo che vengono memorizzati su computer, cellulari e altri dispositivi utilizzati per navigare in internet. Attraverso i cookie è possibile memorizzare e salvare le informazioni sulla navigazione dell’utente e le sue preferenze, contribuendo a migliorare l’esperienza di navigazione, presto spiegato quindi l’importanza che hanno per noi.

Essere in grado di valutare l’efficacia nell’usabilità delle varie aree del nostro sito, ci consente di analizzare il comportamento degli utenti e di conseguenza contribuire al miglioramento del servizio offerto.

Qualora si desideri disabilitare l’utilizzo dei cookie sarà sufficiente modificare le impostazioni del proprio computer e del browser utilizzato per la navigazione.

Esistono diversi tipi di cookies, che possono essere così riassunti:

Cookie tecnici

Vengono utilizzati nella misura strettamente necessaria per garantire un’agevole navigazione da parte degli utenti, consentendo al tempo stesso di memorizzare alcuni dati come le credenziali di accesso. Non vengono utilizzati per altri scopi. I cookie di questa categoria comprendono:

  • cookie di navigazione o di sessione: servono a garantire il corretto funzionamento del sito. Se disabilitati, alcune parti del sito infatti, potrebbero non funzionare correttamente.
  • cookie analytics: utilizzati per raccogliere informazioni sul numero degli utenti e su come visitano il sito. Tutte le informazioni sono raccolte in forma anonima.
  • cookie di funzionalità: permettono all’utente una navigazione funzionale in base ai criteri selezionati (come ad esempio la lingua). Lo scopo è quello di arrivare ad offrire un servizio ottimale.

Cookie di profilazione

Sono volti a creare profili relativi all’utente e vengono utilizzati per inviare un’offerta commerciale – messaggi pubblicitari congrui con le preferenze manifestate dall’utente stesso nell’ambito della navigazione in rete. Come stabilito dalla normativa italiana ed europea, in presenza di tali cookie sarà chiesto all’utente di fornire il proprio previo consenso.

Cookie di terze parti

Il nostro sito web può consentire l’utilizzo di cookie di terze parti, sui quali non abbiamo il diretto controllo e siamo quindi estranei all’operatività di tali cookie, poiché impostati da gestori terzi.

I cookie su 4HSE

Google Analytics
Utilizziamo Analytics per capire come viene utilizzato il sito di 4HSE, cercando di migliorare di volta in volta l’esperienza utente. I dati vengono raccolti in forma anonima. Per ulteriori dettagli, potete consultare: Privacy policy.
Google Adwords
Attraverso questi cookie ci è possibile ottimizzare il nostro budget destinato alla parte di advertising e in particolare quello per le ricerche a pagamento e remarketing, mostrando i contenuti più pertinenti alle ricerche dell’utente. Potete trovare tutte le informazioni riguardo ai modi in cui Google utilizza i cookie per la pubblicità a questo link: Privacy policy.
Inoltre potete scegliere di disattivare questi cookie a questo link: Opt out.
Doubleclick
Utilizziamo codici di remarketing per attivare pubblicità mirate indirizzate agli utenti, in base alle pagine visualizzate. Per disattivare tali cookie, seguire le istruzioni a questo link: Opt out
Albacross
Per raccogliere dati generali (non personali) e pubblici sulle aziende che visitano il nostro sito, per finalità statistiche e commerciali. Per ulteriori informazioni: Privacy policy.
Hubspot
Per raccogliere dati generali (non personali) e pubblici sulle aziende che visitano il nostro sito, per finalità statistiche e commerciali. Per ulteriori informazioni: Privacy policy.
Facebook Advertising
Utilizziamo il monitoraggio conversioni di Facebook Ads e Facebook Remarketing, servizi di statistiche forniti da Facebook, Inc. che collega i dati provenienti dal network di annunci Facebook con le azioni compiute all’interno dell’applicazione. Per ulteriori dettagli: Privacy policy.
Twitter Advertising
Utilizziamo il monitoraggio conversioni di Twitter Ads e Twitter Remarketing, servizi di statistiche forniti da Twitter, Inc. che collega i dati provenienti dal network di annunci Facebook con le azioni compiute all’interno dell’applicazione. Per ulteriori dettagli:Privacy policy.
Linkedin Advertising
Utilizziamo il monitoraggio conversioni di Linkedin Ads, servizio di statistiche fornito da Linkedin, Inc. che collega i dati provenienti dal network di annunci Linkedin con le azioni compiute all’interno dell’applicazione. Per ulteriori dettagli: Privacy policy.

Per completezza a corredo delle informazioni riportate sopra, riportiamo anche i seguenti link:

Facebook: https://www.facebook.com/help/cookies/
Twitter: https://support.twitter.com/articles/20170514
Linkedin: https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy
Google e You tube: http://www.google.com/policies/privacy/

Per l’attivazione o la disattivazione dei cookie, oltre agli strumenti previsti dai diversi browser, invitiamo l’utente che desiderasse approfondire e intervenire sulla configurazione, a visitare il sito: http://www.youronlinechoices.com

Per completezza riportiamo, a titolo esemplificativo, i link a cui accedere per attivare o disattivare i cookie di alcuni dei principali browser:

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Attivazione/disattivazione cookie
Mozilla Firefox
Attivazione/disattivazione cookie
Internet explorer
Attivazione/disattivazione cookie
Apple Safari
Attivazione/disattivazione cookie
Opera
Attivazione/disattivazione cookie

4HSE COME PROCESSOR

Nell’erogazione del servizio 4HSE si prefigura come processor (responsabile del trattamento) dei Dati di cui il cliente è il controller (titolare del trattamento).

  • Il controller è chi determina le finalità dell’elaborazione dei Dati.
  • Il processor è chi esegue l’elaborazione dei Dati per conto del controller.

Esempio
Il signor Rossi è il “soggetto dei Dati” ed è dipendente dell’azienda ABC Spa. che utilizza la piattaforma 4HSE per gestire la sicurezza sul lavoro.
ABC SpA. (il cliente) , è quindi il “controller”: titolare dei Dati dei propri dipendenti.
4HSE Srl. è il “processor”, cioè il responsabile dell’elaborazione dei Dati per conto di ABC SpA.
4HSE quindi non raccoglierà mai attivamente i Dati del sig. Rossi, dei quali il titolare resta ABC SpA.

ELABORAZIONE DEI DATI

I dati vengono salvati ed elaborati su Amazon Web Services (AWS) presso la server farm in Irlanda (EU).

  • Il controller può accedere ai suoi dati durante tutto il periodo in cui il contratto risulta attivo
  • Il controller può modificare e/o cancellare i Dati in totale autonomia. Le politiche di backup di 4HSE hanno un periodo di conservazione di 90 giorni: il dato precedente la modifica e/o cancellazione resterà quindi nei nostri backup per il suddetto periodo.
  • I dati di cui il cliente è controller sono gestiti con la massima cura, come riportato nel Termini e condizioni del servizio.

ULTERIORI INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO

DIFESA IN GIUDIZIO

I Dati Personali dell’Utente possono essere utilizzati da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione per la difesa da abusi nell’utilizzo di 4HSE Srl. o dei Servizi connessi da parte dell’Utente.

L’Utente dichiara di essere consapevole che il Titolare potrebbe essere obbligato a rivelare i Dati per ordine delle autorità pubbliche.

INFORMATIVE SPECIFICHE

Su richiesta dell’Utente, in aggiunta alle informazioni contenute in questa Privacy Policy, 4HSE Srl potrebbe fornire all’Utente delle informative aggiuntive e contestuali riguardanti Servizi specifici, o la raccolta ed il trattamento di Dati Personali.

LOG DI SISTEMA E MANUTENZIONE

Per necessità legate al funzionamento ed alla manutenzione, 4HSE Srl e gli eventuali servizi terzi da essa utilizzati potrebbero raccogliere Log di sistema, ossia file che registrano le interazioni e che possono contenere anche Dati Personali, quali l’indirizzo IP Utente.

INFORMAZIONI NON CONTENUTE IN QUESTA POLICY

Ulteriori informazioni in relazione al trattamento dei Dati Personali potranno essere richieste in qualsiasi momento al Titolare del Trattamento utilizzando gli estremi di contatto.

MODIFICHE A QUESTA PRIVACY POLICY

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Privacy Policy in qualunque momento dandone informazione agli Utenti su questa pagina o, qualora tecnicamente e legalmente fattibile, inviando una notifica agli Utenti attraverso uno degli estremi di contatto di cui è in possesso il Titolare. Si prega dunque di consultare regolarmente questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica.

Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’Utente, se necessario.