Gestione Sicurezza sul lavoro: 5 cose da sapere prima di scegliere l' HSE software più adatto a te

QUAL È IL SOFTWARE HSE MIGLIORE?

L’eterna domanda a cui spesso si danno però le risposte sbagliate.

Durante il processo di scelta di un software per la gestione della Sicurezza sul lavoro intervengono molteplici fattori che sono soggettivi e dipendono dalla singola fattispecie come le funzionalità desiderate, il metodo di lavoro o il budget a disposizione. Ed è proprio per una questione di soggettività che non sarebbe corretto parlare di “miglior software” bensì di “software adatto alle proprie esigenze”.

In questo articolo abbiamo voluto andare al di là del classico rapporto costo-funzionalità prendendo in esame anche altri fattori, alcuni dei quali ben più importanti del solo prezzo di etichetta.
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Licenze e real time collaboration

Quando parliamo di licenze, la prima cosa da chiedersi è:
Il prezzo varia in base al numero di utenti che utilizzano la piattaforma?
La domanda risponde ad una semplice esigenza: capire se il software ha un prezzo basato sul numero di persone che devono utilizzare attivamente il software o sulla quantità di dati gestiti.
In poche parole ho bisogno di sapere se avrò bisogno di acquistare una licenza per ogni collaboratore che contribuirà al progetto (utenti limitati) oppure se mi trovo davanti ad un servizio con utenti illimitati.

Una volta accertato questo, sarebbe sicuramente utile chiedersi anche se la collaborazione con colleghi e/o clienti avviene in tempo reale, se è possibile cioè lavorare con più persone contemporaneamente sullo stesso progetto.

Posso creare accessi differenziati per ogni utente?
Poter stabilire cosa ciascun utente può fare/visualizzare è una funzionalità basilare per certi software, ma non così scontata in quello che è il mercato attuale dei programmi per la gestione della Salute e Sicurezza sul lavoro.

Modularità del software

Il software è strutturato a moduli?
Se la risposta è si, informatevi sui moduli (funzioni) già compresi nella “versione base” e su quello che invece dovrete acquistare a parte. Molte volte quello che all’inizio può sembrare un vantaggio di costo nella realtà poi non lo è, perché non comprende tutti gli strumenti necessari alla realizzazione dei vostri obiettivi. Fate quindi un’accurata comparazione sulla convenienza reale tra un software modulare e un software non modulare, perchè il secondo può rivelarsi decisamente più conveniente.

Spazio di archiviazione

Spazio di archiviazione limitato o illimitato?
Forse la domanda più importante da porsi vista la mole di documenti che un consulente o un RSPP si ritrova a gestire. Inutile sottolineare l’importanza di chiedere quanti e quali tipi di documenti posso archiviare direttamente sulla piattaforma (e con quante e quali restrizioni sia possibile poi accedervi).

Portabilità e compatibilità

Su quali dispositivi posso utilizzare il software?
Un gestionale per la sicurezza sul lavoro fruibile solo da desktop potrebbe non essere abbastanza. Se siete spesso in giro per lavoro o dovete fare frequenti sopralluoghi in cantiere sicuramente la possibilità di utilizzare il gestionale da tablet o da smartphone, magari in contemporanea con altri colleghi non è un dettaglio da trascurare.

Che tecnologia utilizza il software?
Semplificando al massimo il discorso, le tipologie che trovate sono 3:

• On premise: il programma è installato direttamente sulla macchina (computer) e gestito attraverso server locali. Solitamente richiede l’acquisto di più licenze, una per ogni installazione/postazione.
• Cloud based software: non richiede l’installazione sul proprio pc e la gestione avviene attraverso server remoti.
• SaaS (Software as a Service): O Web based software. Il funzionamento è basato sul cloud e quindi non necessita di scaricare o installare file. Il software è utilizzabile semplicemente con una connessione internet e un browser. La differenza rispetto ad un semplice sistema in cloud è che qui il software viene inteso come un servizio erogato all'utente: nel canone annuale o mensile che l’utente paga sono compresi anche gli aggiornamenti automatici della piattaforma e altri servizi.

Una volta accertata la tecnologia sulla quale è basata la piattaforma, accertiamoci anche della compatibilità con sistemi operativi o browser.

Trasparenza

È tutto chiaro sin da subito?
Accertatevi subito delle modalità di backup dei dati, se è automatico o deve essere fatto manualmente e soprattutto se viene data all'utente la possibilità di fare lui stesso il backup. Di conseguenza assicuratevi anche della fine che faranno i vostri progetti in caso di cessazione del rapporto che vi lega con il fornitore.

Per lo spazio di archiviazione così come per l’acquisto di moduli e di servizi accessori come stampe di documenti e certificati, l’assistenza o la formazione è sempre bene verificare molto accuratamente e in anticipo tutti i costi che vi si potrebbero prospettare, anche valutando le possibili evoluzioni delle vostre necessità.

Infine, informatevi anche sul tipo e modalità di supporto che il provider può garantire, se è compreso nel pacchetto che acquistate oppure se dev'essere acquistato a parte.