Comunicazione per la governance e l’accountability

Un sistema strutturato per la profilazione degli utenti e la distribuzione di notifiche e digest periodici. Lo strumento assicura la condivisione in tempo reale di documenti e scadenze tra personale interno e fornitori.

Screenshot dell'impostazione delle notifiche
Governance trasparente e misurabile
Profilazione granulare, organigramma HSE e logiche di notifica assicurano che le responsabilità siano tracciate e verificabili, riducendo esposizione e costi di controllo.
Coinvolgimento operativo a basso attrito
Notifiche configurabili, digest periodici e App mobile mantengono i destinatari informati e operativi, riducendo i tempi di risposta e aumentando la compliance.
Comunicazione a prova di audit
Log di sistema, report attività e evidenze documentali garantiscono la ricostruibilità dei processi e forniscono output immediatamente utilizzabili nelle verifiche ispettive.
Collaborazione estesa e governance scalabile
Profili multi-progetto e strumenti per coinvolgere fornitori e collaboratori esterni permettono di estendere la governance a filiere e partner esterni.

La sequenza operativa

Il processo di comunicazione per la governance e l’accountability di 4HSE offre un framework completo — dalla profilazione granulare degli utenti alla distribuzione mirata di notifiche e digest, fino al monitoraggio e alla rendicontazione delle attività — che impone ordine alla gestione informativa. In 4HSE questo principio trasforma l’anagrafica asset da semplice elenco in una base dati strutturata, pronta a sostenere valutazione dei rischi, popolamento dello scadenzario e rendicontazione di audit.

  1. Definire la governance con responsabilità e funzioni

    • Formalizza l’organigramma aziendale e l’organigramma della sicurezza HSE: definisci ruoli, nomine e relative scadenze (RSPP, RLS, addetti emergenze, referenti di sede e altri ruoli customizzati).
    • Formalizza i ruoli predefiniti (es.: Incaricato Formazione, Responsabile Manutenzione) e definisci micro-permessi per adattare visibilità e azioni a livello di progetto, sede, area operativa o singolo lavoratore.
    • Stabilisci funzioni e ruoli speciali per specifici ambiti o attività ed estendi la gestione delle funzioni di area (formazione, DPI, procedure, visite mediche e sorveglianza sanitaria, manutenzioni, eventi - NC, infortuni, incidenti e near miss).

  2. Profilare gli utenti

    • Invita e registra utenti: crea account, assegna a gruppi e profili in funzione dell’inquadramento aziendale e delle esigenze operative.
    • Combina profili per scenari multi-azienda e multi-progetto: profili che gestiscono sedi, ambiti operativi o singoli lavoratori con permessi differenziati.
    • Configura utenti di default e profili esterni per fornitori/collaboratori; definisci visibilità e requisiti per accesso ai dati sensibili.
    • Documenta le nomine e le deleghe; il sistema memorizza la storia delle modifiche per audit.

  3. Comunicare, coinvolgere e informare per la massima accountability

    • Programma digest periodici e agende: invia report e sintesi alle funzioni interessate (giornalieri/settimanali/mensili) con contenuti adattati al ruolo.
    • Notifiche puntuali e ricorrenti: attiva alert per scadenze, azioni assegnate e pianificazioni.
    • Condividi documentazione in tempo reale: procedure, manuali, istruzioni operative e DVR; assicurati che le versioni pubblicate siano tracciate e che la notifica raggiunga i destinatari corretti.
    • Coinvolgi fornitori e personale esterno: invia istruzioni operative, richieste di documentazione e reminder, condividi la valutazione dei rischi finalizzata alla redazione DUVRI.
    • Comunica direttamente con i lavoratori: informa il personale aziendale in merito a scadenze e pianificazioni per tutte le attività preventive personali.

  4. Comunicazione e accountability: un valore aggiunto

    Al termine del processo otterrai un sistema di comunicazione sartoriale, costruito sulle esigenze aziendali e capace di coinvolgere tutti i player interni ed esterni.
    Il sistema offre: profiling granulare e organigramma HSE formalizzato; notifiche e digest configurabili; App per mobilità e raccolta evidenze; log di sistema e report per verifiche e audit; strumenti per coinvolgere fornitori e collaboratori esterni.
    Tutto ciò abilita governance immediatamente misurabile e fornisce al management aziendale evidenze pronte per audit, ispezioni e decisioni strategiche.

Funzionalità principali

Strumenti per la definizione delle responsabilità, la profilazione granulare degli accessi e la gestione dei flussi comunicativi verso tutti gli stakeholder.

Permessi e ruoli personalizzati

Gestione granulare dei diritti di accesso per controllare chi può visualizzare, modificare o aggiungere dati, garantendo sicurezza e riservatezza.

Scopri di più

Gestione utenti

Creazione di profili con login individuali e assegnazione strutturata di progetti, sedi e ruoli per una governance centralizzata ed efficace.

Scopri di più

Tipologie di destinatari

Selezione di destinatari dinamici e contestuali per le notifiche, utilizzando ruoli personalizzati o incarichi per assicurare comunicazioni tempestive.

Scopri di più

Gestione aziende

Configurazione di più entità aziendali in un unico sistema con dati e documenti separati, ideale per gruppi complessi o studi professionali.

Scopri di più

Notifiche personalizzabili

Definizione di regole per l'invio automatico di avvisi ai destinatari corretti in base a eventi o scadenze.

Scopri di più

Ruoli aziendali operativi

Mappatura delle mansioni e delle responsabilità per tracciare con precisione le attività svolte e gli obblighi normativi associati a ogni profilo.

Scopri di più

Inizia ora

Richiedi una demo

Scopri come funziona 4HSE con una demo guidata o una call informativa con un nostro consulente.

Prenota ora