Chi è il preposto e cosa fa
Secondo il quadro normativo italiano (in particolare il D.Lgs. 81/08), il preposto è la persona che sovrintende alle attività lavorative e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute.
Le attività del preposto sono principalmente operative e di controllo sul campo e hanno un impatto diretto anche sulla qualità del sistema HSE aziendale. Sono azioni quotidiane che garantiscono che le regole vengano realmente applicate in modo che i lavoratori operino in sicurezza.
Nel concreto, i suoi compiti includono:
Vigilanza operativa Verifica che le attività siano svolte nel rispetto delle procedure e delle misure di sicurezza.
Segnalazione delle anomalie Individua e comunica tempestivamente situazioni di rischio, non conformità o comportamenti non sicuri.
Intervento immediato In caso di pericolo, interviene per interrompere le attività o mettere in sicurezza l’area.
Gestione delle informazioni Trasmette indicazioni operative ai lavoratori e segnala criticità ai livelli superiori.
Supporto a ispezioni e audit Collabora alla raccolta delle evidenze e alla dimostrazione della conformità.
L’operato del preposto è quindi fondamentale e trasversale rispetto a tutte le fasi dell’attività lavorativa.
Prima delle attività: prevenzione
Il preposto verifica che ci siano le condizioni per lavorare in sicurezza:
- Controllo delle condizioni dell’ambiente di lavoro (ordine, pulizia, assenza di rischi evidenti)
- Verifica della disponibilità e idoneità dei DPI
- Controllo che attrezzature e macchinari siano utilizzabili in sicurezza
- Allineamento con il team sulle attività da svolgere e sui rischi specifici
Durante le attività: vigilanza attiva
È il momento centrale del ruolo, dove il preposto esercita il suo ruolo di controllo diretto.
- Supervisione del lavoro per verificare il rispetto delle procedure
- Correzione immediata di comportamenti non sicuri
- Verifica dell’uso corretto dei DPI
- Monitoraggio delle condizioni operative (cambiamenti, nuovi rischi)
- Interruzione dell’attività in caso di pericolo grave e immediato
Gestione di anomalie e rischi: comunicazione tempestiva
Quando qualcosa non va, il preposto deve agire rapidamente:
- Segnalazione di non conformità, situazioni pericolose o quasi incidenti (near miss)
- Attivazione delle prime misure di contenimento
- Comunicazione ai responsabili (RSPP, dirigenti, HSE manager)
- Supporto nella gestione di incidenti o infortuni
Dopo le attività: lezioni imparate e sistema HSE
Una parte spesso sottovalutata, ma critica:
- Compilazione di report, verbali di sopralluogo o check-list
- Raccolta di evidenze (foto, note, allegati)
- Aggiornamento dello stato delle segnalazioni
- Tracciamento delle azioni correttive
Attività continuative: l’importanza del metodo
Oltre alle singole giornate operative, il preposto svolge anche attività trasversali:
- Collaborazione con HSE e management per migliorare le procedure
- Supporto ad audit e ispezioni
- Verifica dell’attuazione delle azioni correttive
- Sensibilizzazione continua dei lavoratori sulla sicurezza
Le criticità nella pratica quotidiana
Sebbene il ruolo sia ben definito, nella realtà operativa emergono spesso alcune difficoltà:
- Informazioni raccolte in modo non strutturato (foto su chat, appunti, comunicazioni verbali)
- Attività documentate a posteriori, con perdita di precisione e necessità di rielaborare le informazioni
- Comunicazione incompleta, frammentata o asincrona
- Difficoltà nel tracciare responsabilità e stati di avanzamento
- Disallineamento tra ciò che accade sul campo e ciò che viene riportato nei sistemi aziendali
Il risultato è un aumento del rischio operativo e una minore efficacia del sistema HSE, soprattutto in fase di audit o verifica.
Il valore di un supporto digitale integrato
Un sistema digitale che connette attività sul campo e gestione documentale può trasformare radicalmente l’efficacia del preposto. Strumenti come app mobile integrate con piattaforme desktop consentono di strutturare e rendere tracciabile ogni attività in tempo reale.
Come 4HSE cambia il lavoro del preposto
1. Raccolta delle evidenze in tempo reale Durante ispezioni e verifiche, il preposto può utilizzare checklist digitali e moduli configurabili, allegando foto e note direttamente contestualizzate all’attività. Questo elimina la necessità di ricostruire le informazioni a posteriori.
2. Segnalazione immediata e tracciata Non conformità, incidenti, infortuni o near miss vengono registrati e trasmessi in tempo reale, insieme alle evidenze come fotografie, rilievi e altri allegati. Ogni segnalazione diventa un processo tracciato, non una comunicazione dispersa.
3. Workflow chiari e standardizzati Le attività seguono flussi predefiniti: apertura, presa in carico e gestione, chiusura. E lo stato di avanzamento è trasmesso end-to-end. Il preposto e tutti gli attori HSE seguono lo stesso processo.
4. Maggiore controllo e visibilità Dashboard e sistemi di monitoraggio permettono di avere sotto controllo lo stato delle attività, riducendo incertezze e ritardi. Migliora la capacità di coordinamento e reporting.
5. Audit readiness continua Ogni attività è registrata, firmata e archiviata, creando uno storico completo e sempre disponibile. L’audit non è più un evento critico, ma una verifica su dati già organizzati.
Con il giusto supporto digitale, il preposto evolve e diventa una risorsa informativa strategica nella costruzione di un sistema di sicurezza efficace, continuo e data-driven.
Il ruolo del preposto resta operativo, ma il contesto è sempre più complesso e richiede strumenti adeguati.
Digitalizzare i processi HSE non significa solo “fare prima”, ma:
- migliorare la qualità delle informazioni
- aumentare la tracciabilità
- ridurre il rischio
- diminuire tempi e costi della sicurezza
- rendere il sistema realmente governabile
In questo scenario, il preposto non è solo un supervisore ma il punto in cui il dato nasce, si struttura e alimenta le decisioni aziendali.