Archivio documenti e gestione delle mansioni: le novità!

La possibilità di caricare file (pdf, csv, immagini ecc...) è una funzionalità che è presente da sempre su 4HSE, ma abbiamo voluto realizzare un restyling grafico della sezione per migliorarne l'usabilità e renderla ancora più intuitiva. Sempre in ottica di miglioramento dell'usabilità arriva anche un'altra novità, da oggi infatti è possibile inserire le mansioni direttamente dalla sezione persone all'interno della sede di riferimento.
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Archivio documenti

Parola d'ordine: semplicità!

Giusto ribadirlo perché è un elemento su cui abbiamo puntato e puntiamo ancora molto. Lo scopo di 4HSE è facilitare la gestione della Sicurezza sul lavoro e non di complicarla.

Ed ecco allora che viene spontaneo pensare ad una navigazione dell'archivio in stile "filesystem" con la possibilità di creare cartelle oltre ai documenti ed organizzarle secondo le proprie esigenze.

Il nuovo layout della sezione documenti è così composto:

1. Toolbar globale
2. Elenco delle cartelle
3. Elenco contenuti della cartella selezionata
4. Sezione dettagli del contenuto selezionato

Vediamo ora nel dettaglio cosa cambia.

Cartelle e documenti

Cliccando sul bottone

possiamo scegliere se creare un nuovo documento o una nuova cartella. Il documento o la cartella verranno creati all'interno della cartella di partenza selezionata in precedenza dalla sezione "cartelle".

Si possono spostare sia i documenti che le cartelle trascinando il documento o la cartella all'interno della cartella del livello superiore oppure cliccando sul bottone nella toolbar di dettaglio. (Per ulteriori dettagli si rimanda al manuale online del software)

Aggiungere allegati

Quale modalità più semplice del Drag&drop? Per aggiungere un allegato, trascinarlo all'interno del riquadro o in alternativa cliccare sul pulsante di caricamento.

Per scaricare un allegato invece, basta cliccare sul pulsante "scarica" (freccia rivolta verso il basso) dalla toolbar di dettaglio del documento.

Revisioni del documento

Oltre al normale salvataggio è stato introdotto il salvataggio come nuova revisione del documento. Come fare? Semplice, scegliendo la voce "Salva nuova revisione" dal menù a tendina (vedi immagine qui sotto).

Le revisioni precedenti del documento sono consultabili aprendo i dettagli della revisione.

Documenti archiviati

Possiamo archiviare i documenti cliccando sul bottone "Archivia" (raffigurato da una clessidra) e impostando anche il periodo di esistenza (periodo di validità del documento).

Una volta che il documento è stato archiviato, è possibile vederlo ugualmente cliccando sul bottone

.

Allegati

La "graffetta" che prima era presente nei dettagli di qualsiasi entità (es. mansioni, fasi di lavoro, attrezzature, manutenzioni ecc...), è stata eliminata. Per associare un nuovo documento, dalla sezione dettagli cliccare su "allegati" e aggiungere l'allegato (nuovo o già esistente).

Quando si crea un nuovo allegato questo viene aggiunto automaticamente alla cartella "non categorizzati" all'interno della Sezione Documenti, in attesa di essere spostato nella categoria/cartella di destinazione.

Gestione Mansioni

Accedendo alla finestra di dettaglio di una sede, nella sezione Persone troverete il nuovo tab "mansioni". Dal tab è possibile associare le mansioni all'addetto.

N.B: da questo tab sono associabili solo le mansioni già inserite nel sistema.

Supporto

La sezione supporto è stata spostata dal desktop, all'interno del progetto.