Nuova organizzazione documenti, ora files/certificati

Dopo qualche anno dalla loro introduzione, abbiamo ripensato ai documenti di 4HSE. Ci siamo resi conto che il loro utilizzo poteva risultare non chiaro in quanto sovrapponeva il concetto di documento al concetto di file. Un documento è un oggetto astratto, che può essere creato e gestito per mezzo di diversi supporti (carta, email, files etc). Con la recente introduzione dei certificati abbiamo inserito un nuovo tassello, in preparazione alla sostituzione dei documenti.

Inoltre, molti utenti ci hanno chiesto la possibilità di mettere a scadenza i documenti. Sebbene fosse già possibile farlo, per mezzo delle procedure, risultava piuttosto complesso, sia da comprendere che da gestire operativamente.

Abbiamo quindi deciso di rielaborare il modo di gestire i documenti in 4HSE.

Da una parte ci sono i “semplici” file: se volete caricare immagini, schede tecniche a corredo di un’attrezzatura o altre cose simili potete usare la nuova sezione file.

Ora è decisamente più semplice, basta un upload (o un drag&drop) per caricare un file.

Dall’altra ci sono i certificati.

I certificati sono documenti, non necessariamente collegati ad un file (potreste avere un pezzo di carta nel vostro archivio), che potete aggiungere direttamente alla sede, ad un’attrezzatura o altro. I certificati potete aggiungerli manualmente oppure potete fare in modo che siano le azioni (formazione, manutenzione, procedure etc) a generarli per voi.

Migrazione documenti

Tutti i documenti presenti nella vecchia sezione sono stati trasformati in files.

Se un documento aveva più versioni, ogni versione è stata migrata in un file. L’organizzazione delle directory è stata mantenuta e migrata completamente.

Abbiamo aggiunto un nuovo strumento, che resterà a vostra disposizione fino al 31/12/2020, che vi consente di trasformare uno dei vostri vecchi documenti in un certificato. I documenti che possono essere trasformati in certificati sono quelli che erano presenti nelle sede. Potete quindi accedere a questo wizard di migrazione aprendo la sezione file di una sede, e selezionando il bottone presente nella toolbar a forma di nave

Azioni in finestra esterna

È ora possibile aprire le azioni (Corsi, Manutenzioni, Sorveglianza sanitaria, Procedure, Protezione individuale) in finestra indipendente.

Questa nuova funzionalità apporta due migliorie:

  • ci possiamo concentrare sulla singola azione, vedere solo le informazioni ad essa attinenti. Ad esempio: non dobbiamo più cercare tra le edizioni di tutti i corsi, in questa finestra avremo l’elenco delle edizioni del solo corso aperto.
  • possiamo aprire l’azione dal punto in cui questa viene citata, senza doverci spostare da un menu all’altro ed effettuare ricerche.

Nella figura abbiamo aperto dall’elenco delle azioni della fase di lavoro Aratura ed erpicatura il corso Formazione specifica rischio medio (8 ore), quindi abbiamo selezionato, dall’elenco delle edizioni del corso, quella del 7 maggio 2018 per vedere l’esito della stessa sui partecipanti.

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